Tylko nielicznym udaje się ustalić termin na wcześniejszy, ale to także zazwyczaj w momencie, gdy jakaś inna impreza wypadnie z kalendarza i zwolni się jakaś hala namiotowa. Z właścicielami targów należy jednak wcześniej uzgodnić, jakie dokładnie są warunki ich użytkowania. Chodzi głównie o to, w co wyposażone są hale namiotowe. Gdańsk chociażby zapewnia podstawową infrastrukturę, lecz o wszelkie dodatkowe akcesoria należy już zadbać samemu. Jest to czasem uciążliwe, zwłaszcza jeżeli nie ma się wprawy w organizacji podobnych imprez. Aczkolwiek im więcej nabiera się wprawy i im częstsze są takie spotkania, tym lepsze warunki można wynegocjować. Zresztą właściciele, aby utrzymać zainteresowanie wystawców także muszą inwestować w hale namiotowe. Warszawa ostatnio odnowiła swoje miejsca wystawowe, tak aby być bardziej konkurencyjnym od innych miast.
Namioty bankietowe i nie tylko